Bestellanforderungen digital

Warum die neue Plattform die Excel-Liste ablöst — und was sich für alle verbessert.

Ausgangslage

Die Excel-Liste hat uns lange gute Dienste geleistet

Seit Jahren laufen Bestellanforderungen über eine gemeinsame Excel-Datei. Mit mehr Mitarbeitern, mehr Bestellungen und mehr gleichzeitigen Zugriffen stößt dieses Modell zunehmend an seine Grenzen.

Die Herausforderung

Was mit Excel im Alltag schwierig ist

Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig → Änderungen werden gegenseitig überschrieben
Keine Nachvollziehbarkeit: wer hat wann was geändert oder gelöscht?
Keine Validierung — Tippfehler, falsche Formate, vergessene Pflichtfelder
Duplikate nur per roter Schriftfarbe erkennbar — leicht zu übersehen, keine aktive Warnung
Verteilt per Mail/Netzlaufwerk — welche Version ist die aktuelle?
Kein Zugriffsschutz — jeder kann alles ändern oder löschen
Kein Backup, keine Historie bei Datenverlust
Am Handy praktisch nicht nutzbar

Die Lösung

Eine zentrale Plattform statt einer geteilten Datei

Alle Mitarbeiter arbeiten auf derselben, stets aktuellen Datenbank statt auf Kopien einer Datei. Nichts geht verloren, nichts wird versehentlich überschrieben.

Gleichzeitiger Zugriff ohne Konflikte (transaktionssichere Datenbank)
Rollen: Einkauf, Logistik, Admin — jeder sieht und darf was nötig ist
Einheitliche Stammdaten (Kürzel, Kostenstellen, Abteilungen) statt Freitext mit Tippfehlern
Läuft im Browser — Desktop, Tablet und Handy

Direkter Vergleich

Excel vs. Bestellplatform

Excel-Liste	Bestellplatform
Mehrbenutzerzugriff sorgt für Überschreibungen	Mehrere Benutzer gleichzeitig, ohne Konflikte
Keine Protokollierung von Änderungen	Vollständiges Aktivitätslog: wer, was, wann
Keine Eingabe-Validierung	Pflichtfelder & Formate werden geprüft
Duplikate nur passiv per roter Farbe sichtbar	Aktive Warnung mit Bestätigung beim Speichern
Status wird manuell gepflegt	Klarer Status-Workflow mit Rollen
Freitext bei Kürzel/Kostenstelle — Tippfehler/Varianten	Einheitliche Stammdaten zur Auswahl
Kein Backup	Backup-Funktion im Admin-Bereich
Suche mühsam bei vielen Zeilen	Echtzeit-Suche & Filter
Am Handy kaum nutzbar	Mobile-optimierte Ansicht
Jeder kann alles ändern/löschen	Nur eigene Einträge bearbeitbar (außer Admin)

Effizienz

Weniger Klicks für Einkauf & Logistik

Genehmigen, Ablehnen, Registrieren und Wareneingang bestätigen laufen jetzt per Knopfdruck — statt Zeilen suchen.

        ~50%
        weniger Klicks pro Bestellung für Einkauf & Logistik
      

0x Nachkontrolle, ob etwas gespeichert/übernommen wurde

1 Klick für Genehmigen, Ablehnen oder Angekommen melden

Eigene Einschätzung aus dem täglichen Einkaufs-/Logistik-Alltag mit der bisherigen Excel-Liste — keine exakt vermessene Kennzahl, sondern eine spürbare Erleichterung in der täglichen Bearbeitung.

So sieht es aus

Bestellübersicht

Abas Nr.	Bezeichnung	Stk	Kostenstelle	Status	Termine
A-1042	Sägeblatt 500mm	4	K100	Offen	—
A-1043	Hydrauliköl 20L	2	K210	Genehmigt	24.06.
A-1039	Schutzhandschuhe	50	K100	Angekommen	12.06.
A-1041	Ersatzmotor 7,5kW	1	K310	Abgelehnt	—

So sieht es aus

Neue Bestellanforderung anlegen

Abas Nr. *

A-1044

Bezeichnung *

Förderband-Rolle 80mm

Stk / Menge *

3

Kostenstelle *

K210 — Holzwerk

Abteilung *

Instandhaltung

Lagerort *

Lager A

Kürzel

fm (automatisch, gesperrt)

⚠ Mit dieser Abas-Nr. existiert bereits eine offene Bestellung — trotzdem anlegen?

So sieht es aus

Klarer Status-Workflow

Offen Erstellt von
jedem Mitarbeiter

→

Angefragt Einkauf

→

Genehmigt Einkauf

→

Angekommen Logistik / Lager

oder

Abgelehnt Einkauf

Jede Rolle sieht nur die Aktionen, die sie ausführen darf. Kein Excel-Chaos mehr bei der Frage „wer ändert was“.

So sieht es aus

Auch am Handy nutzbar

Bestellungen als übersichtliche Karten statt breiter Tabelle
Große, gut tippbare Buttons
Status jederzeit von überall einsehbar
Keine App-Installation nötig — läuft im Browser

Abas Nr.A-1043

BezeichnungHydrauliköl 20L

KostenstelleK210

StatusGenehmigt

Abas Nr.A-1039

BezeichnungSchutzhandschuhe

StatusAngekommen

Zeitersparnis

Bestellen direkt vor Ort — ohne Foto-Rundgang und Rückweg ins Büro

Bisher: Rundgang durchs Lager oder zur Anlage, Fotos von dem was fehlt oder gebraucht wird, zurück ins Büro, Fotos am Handy durchsehen, erst dann die Bestellung aufgeben. Mit der mobilen Plattform geht das direkt vor Ort — ist ein Lagerplatz leer, oder sagt z.B. ein Instandhalter direkt „ich brauch das“, kann sofort nachgesehen werden ob es schon bestellt wurde und bei Bedarf gleich neu bestellt werden. Kein Fotografieren, kein Rückweg, kein Nachschauen am Schreibtisch mehr nötig.

~90 Std. pro Jahr bei 25% der Bestellungen vor Ort

        ~180 Std.
        pro Jahr bei 50% der Bestellungen vor Ort
      

~365 Std. pro Jahr bei 100% der Bestellungen vor Ort

Basis: 9.462 datierte Bestellungen 24.02.2022–17.06.2026 (ø ~182 Bestellungen/Monat aus echten historischen Daten), je ca. 10 Minuten für Foto-Rundgang, Rückweg und Nachschauen am Schreibtisch, die durch die direkte Vor-Ort-Bestellung entfallen.

Vertrauen & Kontrolle

Sicherheit & Nachvollziehbarkeit

Passwörter werden verschlüsselt gespeichert, nie im Klartext
Rollenbasierte Rechte: Admin, Einkauf, Logistik und ein eigene Besteller Rolle
Aktivitätslog protokolliert jede wichtige Aktion mit Benutzer und Zeitpunkt
Eigene Einträge sind geschützt — nur Ersteller oder Admin dürfen ändern/löschen
Backup-Funktion jederzeit per Knopfdruck verfügbar

Der Umstieg

Vertraut bleibt vertraut

Alle Felder und Begriffe aus der bisherigen Excel-Liste wurden 1:1 übernommen — Abas Nr., Kostenstelle, Kürzel, Lagerort. Wer die Excel-Liste kennt, findet sich sofort zurecht. Kein zusätzlicher Lernaufwand bei der Dateneingabe, nur weniger Fehlerquellen.

FAZIT

Eine Liste. Ein Stand. Keine Konflikte.

Lasst uns die Plattform gemeinsam in einer kurzen Testphase ausprobieren — mit echten Bestellungen, echtem Feedback.